Cos’è la Riconciliazione bancaria.

Estratto dalla Guida TeamSystem alla  Riconciliazione  bancaria

La riconciliazione bancaria è uno dei più importanti processi di controllo finanziario dell’azienda, e consiste nel verificare che le cifre contenute nelle scritture contabili di un’attività coincidano perfettamente con quelle riportate nell’estratto conto bancario.

Lo scopo della riconciliazione bancaria è quindi rilevare e correggere possibili deviazioni delle finanze, e assicurarsi che le risorse economiche dell’impresa siano correttamente impiegate per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Nello specifico, la riconciliazione bancaria serve a raggiungere due precisi obiettivi di controllo:

• Verificare che il saldo delle disponibilità (o dei fidi) comunicato dalla banca tramite l’estratto conto periodico coincida con quanto è stato registrato in contabilità;
• Verificare che coincidano anche i movimenti di un dato periodo e che concorrono a determinare quel saldo.

Tra le principali criticità di un’azienda c’è la gestione della liquidità ed è per questo motivo che è necessario controllare tutti i movimenti che compongono i saldi anche quando i saldi coincidono.

Ad esempio, può capitare che il saldo dell’estratto conto inviato dalla banca coincida con le risultanze contabili ma che alcuni movimenti non risultino contabilizzati, a causa di errori o negligenza.

I documenti indispensabili per procedere ad una riconciliazione bancaria, quindi, sono:

• l’estratto conto del periodo che vogliamo riconciliare;
• il registro contabile aggiornato dell’azienda;
• la riconciliazione bancaria precedente per la verifica del saldo finale e, in caso di discrepanze, per controllare se si siano verificate nel periodo attualmente in riconciliazione o nei mesi precedenti.

Importanza e benefici della riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria non è un processo obbligatorio ma è altamente consigliabile per qualsiasi tipo di impresa; disporre di dati certi e corretti è fondamentale per ottimizzare i processi e contenere i costi aziendali.

Per questo motivo andrebbe svolta almeno una volta all’anno, anche se per praticità e per una gestione più efficace di eventuali revisioni e aggiustamenti si raccomanda di effettuarla con cadenza semestrale o trimestrale o persino, ad esempio nel caso delle startup, mensile.

Tra i benefici che una riconciliazione bancaria può apportare all’azienda possiamo citare:

• un maggiore controllo sulle risorse economiche, una più efficiente gestione della contabilità;
• la disponibilità di dati aggiornati in caso di verifiche finanziarie e/o fiscali
• informazioni attendibili e verificate in grado di indirizzare i processi decisionali e le strategie aziendali.

Risulta quindi evidente quanto sia importante che la riconciliazione bancaria venga svolta nel modo più accurato possibile.

Se ne consiglia, pertanto, anche una revisione, che può essere effettuata a partire da:

• una copia della riconciliazione bancaria del periodo che si intende controllare;
• una copia dell’attività contabile corrispondente;
• una copia dell’estratto conto bancario del periodo in questione.

La revisione della riconciliazione bancaria consiste nell’analisi incrociate di questi tre documenti al fine di evitare eventuali discrepanze.

Software di riconciliazione bancaria. Una risorsa !

La riconciliazione bancaria – così come la sua revisione – è un’operazione che può essere fatta a mano o utilizzando fogli di calcolo.

Tuttavia, è indubbio che utilizzando un software dedicato si possa alleggerire il processo, aumentandone la precisione e soprattutto limitando al minimo il margine di errore. L’utilità di un software di riconciliazione bancaria risulta ancora più evidente se l’azienda o lo studio che svolge attività di consulenza per le sue aziende clienti dispongono già di un gestionale di contabilità.

TeamSystem Pay

TeamSystem Pay – il software di riconciliazione bancaria di TeamSystem – effettua in automatico il controllo tra le righe presenti sull’estratto conto bancario e quelle del partitario della specifica banca. Verifica importi, date e descrizioni e in questo modo collega i movimenti dei due documenti evidenziandoli come “riconciliati in automatico”.

Se, per un qualsiasi motivo, non riesce a trovare corrispondenza, segnala il movimento con un semaforo rosso aspettando istruzioni dall’operatore.

È il caso, ad esempio, della riga degli interessi. Poiché l’estratto conto è l’unico documento che li evidenzia, in prima nota non possono essere stati già inseriti e quindi non riesce a riconciliare il movimento.

I movimenti bancari non riconciliati possono, come nel caso degli interessi, essere marcati per la registrazione automatica oppure sono fornite delle informazioni utili alla riconciliazione, tenute in considerazione il mese successivo.

Il motore semantico alla base della procedura si autoaggiorna con le informazioni prestate e quindi, mese dopo mese, i movimenti da riconciliare manualmente vanno a tendere a zero.

COME SFRUTTARE AL MEGLIO QUESTA OPPORTUNITÀ?

Già così è un eccellente strumento di efficienza ma può perfino migliorare. La domanda è: come recuperare e far lavorare gli estratti conto?

Una prima, ovvia, risposta è: attraverso i sistemi di Home Banking. Basta collegarsi, scaricare l’estratto conto in formato elettronico e caricarlo sull’apposito servizio (disponibile in cloud su Azure di Microsoft) di TeamSystem, che lo analizza e lo rende pronto all’utilizzo nel gestionale. Ma questo richiede l’intervento e la collaborazione del cliente, e difficilmente questi fornirà allo studio le credenziali per accedere al suo home banking.

Per poter offrire una soluzione ancora più pratica e automatizzare del tutto l’intero processo di riconciliazione bancaria, TeamSystem ha sottoscritto un accordo con NEXI affinché svolga un ruolo da “collettore” recuperando, attraverso il circuito telematico interbancario CBI, gli estratti conto e li passi direttamente al servizio cloud TeamSystem.

In questo modo si hanno sempre a disposizione le informazioni bancarie aggiornate giornalmente e si può verificare il cruscotto di riconciliazione in qualsiasi momento. Tutto questo semplicemente con una delega al prelievo dell’estratto conto inviata a NEXI.

FUNZIONALITÀ E VANTAGGI DI TEAMSYSTEM PAY

IMPORTAZIONE SEMI-AUTOMATICA DEGLI ESTRATTI CONTO

Importi manualmente sul tuo gestionale l’estratto conto in formato .xls o CBI ricevuto o scaricato da Home Banking. Hai così a disposizione tutte le operazioni bancarie in formato digitale pronte per essere contabilizzate.

ADESIONE AL SERVIZIO CBI E IMPORTAZIONE AUTOMATICA DEGLI ESTRATTI CONTO

TeamSystem Pay  semplifica la gestione dell’attività contabile. E’ possibile acquisire gli estratti conto in modo automatico attraverso la sottoscrizione al servizio NEXI, o semi-automatico tramite file .xls. Grazie alla partnership con NEXI infatti, puoi collegarti alla rete fornita dal Consorzio CBI per avere a disposizione i dati dell’estratto conto direttamente nel tuo gestionale.

RICONCILIAZIONE AUTOMATICA

Grazie al motore di intelligenza artificiale, il servizio TeamSystem analizza ed estrae le descrizioni testuali delle operazioni ed associa le informazioni estratte con le voci presenti nella prima nota del gestionale.

REGISTRAZIONE IN CONTABILITÀ

Con l’acquisizione automatica dell’estratto conto puoi quindi riconciliare i movimenti già registrati (con conseguente registrazione) e far contabilizzare in automatico quelli non ancora rilevati (es. pagamenti, incassi – compresi quelli derivanti da operazioni massive e ripetitive – interessi, differenze di cambio, ecc.).

CRUSCOTTO GESTIONALE PER IL MONITORAGGIO DEI MOVIMENTI

Hai a disposizione un cruscotto gestionale per avere una panoramica completa dei movimenti con la loro descrizione, l’indicazione del loro stato (Riconciliato, Da Contabilizzare, ecc.), la data di contabilizzazione e la possibilità di contabilizzare i movimenti non ancora riconciliati.

INTEGRAZIONE CON I GESTIONALI TEAMSYSTEM

TeamSystem Pay è un servizio integrato con i gestionali TeamSystem per le aziende e per gli studi

MASSIMA SICUREZZA DEI DATI

Utilizzando TeamSystem Pay tutti i tuoi dati sono protetti grazie alle più alte certificazioni di sicurezza. Inoltre la privacy è garantita perché tutte le informazioni sono in digitale.

Per maggiori informazioni sull’attivazione della soluzione contattaci o visita il sito TeamSystem Pay.

Cosa possiamo fare per voi?

Possiamo accompagnarvi nei progetti di trasformazione organizzativa utilizzando le tecnologie di TeamSystem.

Abbiamo competenze in ambito enterprise e siamo stati scelti da TeamSystem come Partner System Integrator e, in qualità di agente Star, operiamo direttamente per l’implementazione e l’integrazione dei prodotti TeamSystem su tutto il territorio nazionale.