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Le trasferte: costo inevitabile o investimento strategico? 

Ogni azienda lo sa: viaggiare costa. Tra voli, hotel, taxi, ristoranti e auto a noleggio, la spesa per le trasferte aziendali può facilmente superare centinaia di migliaia di euro ogni anno.
Eppure, nella maggior parte dei casi, il paradosso è lo stesso: si conosce la cifra totale, ma non si sa davvero dove vadano a finire quei soldi. 

Il risultato è quello che chiamiamo “buio contabile”: spese frammentate, numeri che non tornano, sprechi che non emergono: 

Perché i costi di trasferta non sono chiari?  I motivi sono sempre gli stessi: 

I motivi sono ricorrenti e si intrecciano tra loro. Non è che l’azienda non abbia i dati: li ha, ma sono sparsi in mille rivoli, e quindi nessuno riesce a ricomporre il quadro completo. 

1 – Le spese distribuite su più centri di costo. Prendiamo un’azienda manifatturiera che partecipa a fiere internazionali.

• Le spese dei commerciali finiscono sul centro di costo “Vendite”.
• Quelle dei manager vengono addebitate alla “Direzione generale”.
• I tecnici che viaggiano per installazioni imputano i costi a “Produzione”. 

Alla fine, in contabilità si hanno tante piccole voci distribuite, ma nessun cruscotto unico. Così, quando qualcuno chiede: “Quanto spendiamo complessivamente in viaggi?”, l’unica risposta possibile è: “Dipende da come sommi i dati.” 

2 – Ogni reparto prenota in autonomia, senza regole comuni Un’altra fonte di confusione è la mancanza di governance: I commerciali prenotano tramite siti online “fai da te”. 

• I tecnici si affidano a una piccola agenzia locale. 
• La direzione preferisce utilizzare la segretaria di fiducia. 

Risultato?

Tre modalità diverse per lo stesso servizio. Tre processi di pagamento differenti. Tre modalità di registrazione dei costi.
Il paradosso è che, per la stessa tratta Roma–Milano, puoi avere tre dipendenti che viaggiano sullo stesso volo, ma con tariffe completamente diverse. E nessuno se ne accorge, perché non esiste un sistema che metta quei dati a confronto. 

3 – Dati sparsi e non comunicanti. Le informazioni sui costi di trasferta vivono in silos separati: 

• Le fatture delle agenzie finiscono in amministrazione. 
• Le note spese cartacee rimangono nei cassetti dei responsabili fino a fine mese. 
• I file Excel viaggiano tra reparti diversi. 
• I report delle carte di credito aziendali restano in mano al tesoriere. 

Ognuno ha un pezzo del puzzle, ma nessuno la visione d’insieme. Così, quando il CFO chiede: “Qual è il costo medio per dipendente sulle trasferte internazionali?”, la risposta richiede giorni, a volte settimane, di raccolta manuale, con un alto rischio di errori o duplicazioni. 

In sintesi: non è che manchino i numeri, ma sono troppo frammentati per generare conoscenza utile. È come avere tutti i pezzi di un puzzle sparsi sul tavolo senza un’immagine di riferimento: puoi anche provare a ricostruirlo, ma il quadro non sarà mai completo e affidabile se: 

• ogni reparto prenota in autonomia, senza regole condivise; 
• i dati sono sparsi tra fatture, note spese cartacee, file Excel e report delle agenzie. 

Ed è proprio in questa frammentazione che si nasconde il problema più grande. Perché finché i costi di viaggio restano distribuiti, gestiti in modo autonomo e raccolti in silos separati, nessuno ha la possibilità di cogliere il disegno complessivo. Ci si muove a tentoni: si sanno i numeri aggregati, ma non le dinamiche che li generano. 

Si aprono quindi spazi enormi per sprechi che non vengono mai intercettati, per errori fiscali che passano inosservati e per una perdita di potere negoziale con i fornitori, che conoscono meglio di noi le nostre abitudini di spesa. 

È quello che definiamo “buio contabile”: non un’assenza di dati, ma una mancanza di visione. Ed è in questa zona d’ombra che ogni anno si bruciano decine, a volte centinaia di migliaia di euro. 

I rischi del buio contabile 

Entriamo allora nel dettaglio dei tre rischi più diffusi che incontriamo nelle aziende che non hanno ancora una gestione strutturata del Travel Management: 

1. Sprechi occulti – costi evitabili che passano inosservati perché non emergono nei report frammentati. 
2. Errori fiscali – detrazioni non richieste o spese mal classificate che generano perdite o rischi di contestazione. 
3. Potere negoziale perso – la mancanza di dati consolidati indebolisce l’azienda di fronte a hotel, compagnie aeree e agenzie di viaggio. 

Nei prossimi paragrafi vedremo come questi rischi si manifestano con esempi concreti e quanto possono pesare sul bilancio aziendale. 

Sprechi occulti: i costi che nessuno vede 

Quando un’azienda non ha un sistema unico per monitorare i viaggi, gli sprechi si nascondono tra le pieghe delle spese quotidiane. Non si presentano mai come voci chiare — tipo “soldi sprecati” — ma si mimetizzano dentro costi apparentemente normali. 

Un classico esempio sono i voli last minute. Due colleghi devono andare nello stesso posto, magari alla stessa fiera. Uno prenota per tempo e paga 180 euro, l’altro lo fa tre giorni prima e spende 480. In contabilità quei biglietti finiscono in due centri di costo diversi, quindi nessuno li mette a confronto. Ma, di fatto, lo stesso viaggio è costato quasi tre volte di più. 

C’è poi il tema delle auto a noleggio. Un tecnico chiede una semplice utilitaria, ma al banco gli dicono che non è disponibile e gli propongono una berlina più grande. “Solo 40 euro in più al giorno”, che non sembrano nulla. Ma se la scena si ripete decine di volte durante l’anno, quei “piccoli extra” diventano anche 15.000 € in più. 

Oppure pensiamo alle prenotazioni duplicate. Un dipendente, non avendo ricevuto conferma dall’agenzia, prenota da solo un hotel online. Alla fine arrivano entrambe le prenotazioni e l’azienda paga due camere per una sola notte. Nessuno se ne accorge, perché la contabilità registra solo due fatture regolari. Alla fine dell’anno, questo può valere altri 20.000 € buttati via. 

 Ecco perché si chiamano “sprechi occulti”: non sono errori macroscopici, ma piccole falle che, sommate tra loro, pesano come un macigno.
Finché i dati restano frammentati in reparti e report diversi, questi costi non emergono, e l’azienda continua a perderli senza rendersene conto. 

Errori fiscali: quando si perdono soldi senza accorgersene 

Un altro punto dolente nella gestione delle trasferte riguarda il fisco. Non parliamo di multe o sanzioni evidenti, ma di piccoli errori quotidiani che alla lunga si trasformano in perdite economiche importanti. 

Immagina un tecnico che rientra da una trasferta all’estero.  

Ha pranzato in un ristorante, ha pagato con la carta aziendale e si è fatto rilasciare solo uno scontrino generico.  Dal punto di vista operativo nessun problema: la spesa viene rimborsata. Ma fiscalmente quell’importo non è valido per detrarre l’IVA.  Così, senza che nessuno se ne accorga, l’azienda perde un credito fiscale che avrebbe potuto recuperare.  Moltiplica questo episodio per decine o centinaia di trasferte e scopri che a fine anno si possono perdere anche 40.000 euro di IVA detraibile. 

Un altro caso frequente riguarda la classificazione delle spese.  

Un manager invita dei clienti a cena durante una trasferta: in realtà si tratta di una spesa di rappresentanza, che va gestita con criteri fiscali specifici. Se però nella nota spese quella voce viene registrata come semplice “vitto”, in contabilità passerà come costo ordinario.  In caso di verifica, l’Agenzia delle Entrate può contestarla e disconoscerne la deducibilità. Questo significa altri 10-15.000 € a rischio, senza contare le possibili sanzioni. 

C’è poi un rischio meno evidente ma altrettanto serio: quando le spese personali finiscono mischiate a quelle aziendali.  

Può capitare che un dipendente, magari in buona fede, includa nella nota spesa un taxi preso per motivi personali o una cena fuori orario di trasferta. Se questi importi non vengono intercettati, in caso di controllo l’azienda non solo deve restituire i soldi, ma rischia anche di vedere compromessa la propria credibilità fiscale. 

Ecco perché gli “errori fiscali” sono così insidiosi: non fanno rumore, ma sottraggono valore. Non è denaro che si spende in più, ma denaro che si perde perché non si è riusciti a gestire correttamente la documentazione e le regole fiscali. 

Potere negoziale perso: quando i fornitori ti conoscono meglio di te 

Il terzo rischio del “buio contabile” riguarda le trattative con i fornitori.
In teoria, più un’azienda viaggia, più dovrebbe avere forza contrattuale. In pratica accade spesso il contrario: l’azienda si presenta senza dati consolidati, mentre hotel, compagnie aeree e agenzie hanno in mano tutte le informazioni. 

Immagina una catena alberghiera che registra nel proprio sistema centinaia di notti prenotate dai tuoi dipendenti nell’arco di un anno. Loro sanno esattamente il tuo volume, mentre tu, senza dati unificati, hai solo numeri frammentati da Excel, fatture sparse e note spese incomplete. Quando arrivi a negoziare, sei costretto ad accettare la loro proposta “standard”, senza poter dimostrare che muovi un volume sufficiente per chiedere sconti o benefit aggiuntivi. 

Lo stesso accade con le compagnie aeree: conoscono bene le tratte più utilizzate dalla tua azienda e quanto spendi mediamente su ciascuna, ma tu non hai la stessa visibilità. Così, quando offrono una tariffa “corporate”, non hai elementi solidi per capire se è davvero un vantaggio o solo una promozione commerciale. 

C’è infine il tema delle agenzie di viaggio. Se non hai dati consolidati per monitorare volumi, commissioni e SLA, rischi di accettare condizioni poco trasparenti. Può capitare che vengano addebitati servizi non utilizzati, che i prezzi non siano coerenti con le promesse o che manchino report dettagliati. Senza numeri tuoi a supporto, non hai leve per contestare o rinegoziare. 

Questo è il senso del “potere negoziale perso”: i fornitori sanno perfettamente quanto vali per loro, ma tu non sai esattamente quanto valgono loro per te. Il risultato è che, invece di guidare la trattativa, la subisci. 

Potere negoziale perso – esempio numerico 

Un’azienda spende in un anno: 

• 300.000 € in voli con la stessa compagnia aerea 
• 250.000 € in hotel della stessa catena 

Se avesse consolidato i dati, avrebbe potuto sedersi al tavolo e chiedere: 

• uno sconto medio del 10% sulle tariffe, 
• benefit aggiuntivi (late check-out, upgrade, penali ridotte). 

 Risultato: circa 55.000 € di risparmio mancato ogni anno. 

Conclusioni 

Il Travel Management non è solo un tema di spese e di procedure: è uno snodo strategico che tocca la vita delle persone, i risultati economici e la reputazione dell’azienda.
Ignorarlo significa lasciare spazio a sprechi invisibili, rischi fiscali e perdita di potere negoziale. Guardarlo in modo nuovo significa trasformarlo in un’opportunità: più controllo, più benessere per i dipendenti, più sostenibilità e maggiore forza negoziale: più controllo, più benessere per i dipendenti, più sostenibilità e più capacità di negoziare da una posizione forte.  

Post Scriptum 

ST Company è un system integrator specializzato nell’implementazione di soluzioni di Travel Management.
La nostra forza non è soltanto la tecnologia, ma la capacità di ascoltare i bisogni reali delle aziende, mappare i processi e affiancare gli stakeholder in un percorso di trasformazione.
Il nostro approccio è consulenziale: partiamo dal bisogno, analizziamo il contesto e solo dopo costruiamo la soluzione, integrando strumenti digitali, processi e persone. 

Chi sceglie di affrontare questo percorso con noi non acquista solo un software: sceglie un compagno di viaggio capace di trasformare le trasferte da costo opaco a leva strategica per la crescita e la sostenibilità aziendale.