In questa sezione ci soffermiamo sul processo di controllo, inteso come la sequenza delle attività manageriali volte all’acquisizione e all’impiego di risorse per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Su due piedi, potresti avere l’impressione di assistere alla solita sciorinata di teoria economica priva di risvolti pratici.
Descriveremo, invece, il processo di controllo soffermandoci sulle sue fasi e componenti essenziali, cercando di evidenziare l’utilità del tema nello svolgimento delle attività aziendali quotidiane.
Allora… partiamo!
Che cos’è il processo di controllo?
Il processo di controllo costituisce la base del controllo di gestione e si articola in quattro macro-fasi:
- individuazione degli obiettivi da raggiungere, delle risorse da utilizzare e dei vincoli da rispettare
- misurazione dei risultati ottenuti
- confronto tra risultati raggiunti e obiettivi stabiliti
- calcolo degli scostamenti, analisi delle cause e realizzazione di azioni correttive
Cosa significa tutto questo? Proviamo a fare un esempio concreto.
Il CEO assegna al Sales Manager l’obiettivo di incrementare le vendite del 3% entro l’anno.
Per raggiungere il risultato, il manager ha a disposizione alcune leve su cui agire, come potenziare il network di vendita, sfruttare i canali online di comunicazione con i clienti, aumentare la pubblicità. Tuttavia, il nostro manager non ha possibilità di modificare il prezzo dei prodotti offerti (vincolo imposto dalla direzione).
A fine anno, il team delle vendite ha aumentato le vendite del 2,5% ed il CEO cerca di capire perché l’obiettivo non è stato raggiunto: l’obiettivo era troppo sfidante? Il manager non ha agito su tutte le leve a disposizione? Le risorse assegnate non sono state sufficienti? Il vincolo era troppo rigido?
In base alla risposta a queste domande verrà individuata la causa del divario tra risultati attesi ed ottenuti ed il tiro verrà aggiustato.
Ecco spiegato con un esempio il processo di controllo!
Ma in che modo si attua?
Attraverso due elementi principali, i meccanismi operativi e lo stile di controllo.
Stile di controllo
Vediamo insieme di che cosa si tratta.
Lo stile di controllo coincide con il modo in cui gli attori organizzativi partecipano al processo di controllo, in qualità di singoli e di gruppi.
Quando ci riferiamo all’azione dei gruppi informali in azienda, parliamo di controllo sociale; ci spostiamo, invece, sull’autocontrollo quando intendiamo un meccanismo di controllo che una persona adotta su se stessa per allineare i propri comportamenti a quelli desiderati dall’organizzazione di cui è parte.
Lo stile di controllo, pertanto, può essere inteso come la capacità del management di cercare coerenza tra le esigenze dei dipendenti e le esigenze complessive aziendali; fa parte, quindi, della sfera immateriale del controllo di gestione e valorizza gli aspetti sociali, comportamentali e umani degli attori organizzativi.
La direzione può scegliere tra vari stili di controllo, come ad esempio:
- amministrativo: si tratta di un processo formale costituito da procedure, regole e standard da rispettare
- sociale: consiste nella pressione sociale dettata dai gruppi informali all’interno dell’organizzazione
- individuale: deriva dalla motivazione personale a soddisfare propri bisogni per mezzo del lavoro
Nessuno possiede una formula esatta per decidere quale sia lo stile di controllo migliore da adottare in una realtà imprenditoriale: deve essere scelto in base alla cultura organizzativa, alla sensibilità e affidabilità degli individui, alla misurabilità degli obiettivi etc.
Meccanismi di controllo
Spostandoci, invece, sui meccanismi operativi del controllo, ovvero l’insieme dei processi che fanno funzionare un sistema di controllo di gestione. Parliamo di:
- meccanismo di feed-back
- meccanismo di feed-forward
Il feed-back è un meccanismo tradizionale di retroazione che si basa sulla misurazione dei risultati alla fine del periodo di analisi, sul confronto con gli obiettivi prefissati, sull’analisi e l’interpretazione degli scostamenti per la definizione di azioni correttive da adottare per correggere il divario tra risultati preventivati e ottenuti.
Il controllo di feed-back è insito nella componente umana, a partire dal nostro corpo: se avviciniamo troppo la mano ad una fonte di calore, come ad esempio un termosifone o una fiamma, al nostro cervello giunge l’informazione relativa ad un innalzamento considerevole di temperatura di una zona del nostro corpo: l’effetto sarà quello di allontanare la mano dalla fonte di calore per evitare di scottarci. Il controllo di retroazione si applica allo stesso modo nella realtà aziendale.
Questo tipo di meccanismo trova il suo punto di forza nella visione globale della gestione, ma allo stesso tempo le informazioni circa l’andamento aziendale vengono fornite dal sistema solo a posteriori. Un modo per ovviare al problema è la mensilizzazione del budget, ovvero l’articolazione dell’obiettivo annuale in obiettivi trimestrali o mensili.
Il feed-forward è un controllo sulla direzione di marcia e viene realizzato attraverso il potenziamento del sistema informativo per la misurazione di risultati intermedi e la produzione dei risultati stessi a fine periodo grazie all’elaborazione di idonei modelli predittivi. La previsione della direzione di marcia e la misurazione della probabilità di raggiungere l’obiettivo rendono questo tipo di meccanismo efficace: gli scostamenti, in sostanza, vengono segnalati prima ancora che essi si verifichino, consentendo di apportare misure correttive in corso d’opera.
