Premessa
In Italia sono ancora molte le imprese che gestiscono logistica e magazzino con strumenti approssimativi o comunque non adeguati alle reali esigenze di business.
Compilare un foglio Excel, per quanto in modo accurato, non è sufficiente a garantire una gestione efficiente ed efficace dei flussi logistici. Soprattutto, non ne consente una gestione integrata con tutto il ciclo produttivo aziendale.
La gestione della logistica, del magazzino e in senso più esteso della supply chain sono e devono essere elementi strategici nelle attività di una impresa: per questo è importante che vengano gestiti come strumenti che creano valore e possono migliorare le performance aziendali.
Non bisogna parlare di soli costi, dunque.
Non solo attrezzature, personale, strutture, scorte e rotazioni, ma è importante adottare una visione più ampia che tenga conto di tutte le funzioni aziendali e delle strategie che guidano la relazione dell’impresa lungo tutto l’asse della catena di fornitura.
Nei capitoli che seguono parleremo dunque del nuovo approccio alla logistica, evidenziandone gli aspetti chiave e i vantaggi. Soprattutto analizzeremo come l’adozione di strumenti software adeguati e integrati con le altre funzioni aziendali si traduca in risparmi economici e di tempo e consenta un significativo miglioramento delle performance d’impresa.
P.S. Il seguente articolo è estratto dalla Guida TeamSystem: La logistica. Una nuova via alla competitività d’impresa.
Un nuovo approccio alla logistica
Se un’impresa non è in grado di affrontare e gestire le tematiche e le problematiche organizzative e gestionali della catena logistica, l’impatto sulla qualità del servizio fornito e sull’efficienza dell’intera struttura aziendale rischia di rivelarsi pesante.
Chi si occupa di logistica, da tempo evidenzia la necessità di un approccio orientato all’individuazione di elementi organizzativi che garantiscano un continuo miglioramento.
Gestione razionale dei materiali, tracciabilità delle informazioni, gestione dei processi, definizione dei livelli di servizio richiesti, programmazione delle attività, analisi dei dati, affidabilità dei flussi informativi sono parte di questi elementi organizzativi di base.
Tre strade per il vantaggio competitivo
Modificare la struttura di costo-servizio del processo logistico consente di guadagnare vantaggi competitivi. Ma come? Si parla di tre approcci differenti.
Il primo, Volume-oriented, è perseguibile attraverso la gestione efficiente di volumi elevati di merci.
Il secondo, denominato Process-oriented, punta sulla capacità di innovazione di un processo attraverso il monitoraggio, il benchmarking e il miglioramento continuo dei processi e delle performance.
Infine, l’approccio Innovation-oriented si basa prevalentemente sul coinvolgimento delle risorse aziendali a tutti i livelli gerarchici con l’obiettivo di stimolare la proattività dei manager e del personale operativo nello sviluppo dI nuove idee utili alla reingegnerizzazione dei processi.
n questo caso si parla di team intraaziendali e interaziendali – laddove nel flusso siano coinvolti anche fornitori esterni di servizi logistici, il cui obiettivo è il miglioramento dei processi. Qualunque sia l’approccio, fondamentale è l’adozione di sistemi informativi pensati per i nuovi paradigmi del cloud e della mobilità e soprattutto facilmente integrabili.
La logistica e il Just in Time
Un approccio alla logistica maggiormente integra- to nei processi aziendali consente di implementare anche una logica Just In Time (JIT), soprattutto in un’ottica di lean production, con vantaggi evidenti in termini di riduzione delle eccedenze e dei costi di di magazzino, di maggiore autonomia dei reparti di produzione, di tracciabilità e accuratezza.
La lean production, la produzione “snella”, ha come obiettivo la minimizzazione degli sprechi, fino ad annullarli.
Punta all’eliminazione delle attività che non producono valore, alla razionalizzazione dello spostamento dei materiali, collocandoli il più vicino possibile al punto di utilizzo, alla riduzione degli scarti e delle rilavorazioni, al contenimento delle scorte e degli eccessi di produzione, a una gestione delle attività in ottica pull e non push, ovvero avviandole solo quando richiesto dai processi a valle.
Il just in time è parte integrante di questo approccio “lean” alla produzione e tende a una gestione delle scorte di materie prime e di lavorati in ottica di alleggerimento massimo.
La loro acquisizione e disponibilità è strettamente legata al ciclo produttivo e all’effettivo utilizzo. Un approccio, per altro, che si applica sia all’interno della stessa azienda fra i diversi reparti, sia tra aziende diverse lungo l’intero asse della catena di fornitura.
Una risposta arriva dal software
Nonostante gli obiettivi e le esigenze comuni, nonostante i tentativi di standardizzazione, di fatto oggi quasi nessuna azienda definisce la catena di distribuzione allo stesso modo di un’altra.
Ecco allora che il software di gestione della supply-chain, che comprende magazzino, trasporto, acquisti, acquisizioni strategiche, gestione dei fornitori, gestione dei contratti, pianificazione dei fabbisogni e pianificazione delle scorte, diventa sempre più fattore critico di successo: non solo permette di seguire le nuove sfide della globalizzazione, ma migliora anche i processi già esistenti. In ultima analisi, innalza il Roi (return on investment) e aumenta le probabilità di successo.
Allineamento, volatilità, visibilità e dati
La situazione è critica.
Mancanza di allineamento dei processi e volatilità di domanda e offerta sono ai livelli più alti di sempre. L’attuale complessità rende impossibile determinare le scelte tramite una percezione qualitativa degli andamenti: è quindi necessario passare ad una misurazione delle prestazioni.
Secondo un’indagine condotta recentemente da Supply-Chain Insights, i quattro elementi di maggior sofferenza nella gestione della catena di fornitura sono :
- l’allineamento cross-funzionale (59%);
- la volatilità di richieste e forniture (57%);
- la visibilità attraverso l’intera catena (52%);
- la capacità di usare i dati (46%).
Peraltro, i quattro pilastri fondamentali dell’Ict di oggi, ovvero social, mobile, cloud e analytics, stanno fornendo grandi vantaggi anche allo specifico settore della gestione della catena di distribuzione, fornendo informazioni attive che i solution maker possono incorporare in qualsiasi punto del processo.
I budget annuali sono alti
Un quadro d’insieme complesso, dunque, che tuttavia serve a spiegare il motivo per cui aziende di ogni tipo e dimensione tendono investire cifre alte in software innovativi per la gestione della catena di fornitura.
Secondo Software Advice, società americana del gruppo Gartner specializzata nella consulenza specifica per il mondo del software, anche escludendo i costi di avviamento, la spesa media annuale è alta in tutti i casi.
Le aziende, con fatturato inferiore a 50 milioni di dollari, progettano di spendere fino a 30 mila dollari annui.
Le aziende con fatturato superiore a 50 milioni di dollari ritengono che la spesa media da affrontare sia di 171 mila dollari per ciascun esercizio.
Guardando alla fascia ancora più alta, vale a dire al segmento comprendente aziende di fatturato superiore a 500 milioni di dollari, si parla di un budget da destinare a soluzioni di Supply Chain Management nell’ordine dei 300 mila dollari annui.
Anche riparametrandolo alle capacità di spesa delle aziende che appartengono al nostro mercato nazionale, un dato emerge fuori di dubbio: la ricchezza dei budget messi a disposizione dalle imprese dimostra che queste soluzioni apportano effettivamente grandi benefici, indipendentemente dalle dimensioni del committente.
Il passaggio al cloud ha abbassato i costi del punto d’ingresso in questo mondo. Si tratta di una agevolazione che oggi le aziende di minori dimensioni hanno, e che con il software on-premises non era disponibile.
Oltre al costo, il cloud offre anche una grande flessibilità, che amplifica le qualità tradizionali delle piccole aziende.
Automatizzare per innovare
La principale ragione per la quale le grandi aziende ritengono necessario investire in queste soluzioni è la necessità di un’integrazione maggiore, vista come prioritaria da oltre un quarto delle imprese monitorate da Software Advice .
L’importanza dei compiti principali varia relativamente con la dimensione delle aziende.
Le grandi pensano principalmente all’automazione dei compiti (37%), alla riduzione del data entry (35%) e al miglioramento della procedura di acquisto (30%).
Per le piccole aziende è prioritario il data entry (31%) per poi passare agli acquisti (25%), con automazione e warehousing subito dopo (24%).
Le differenze di comportamento e le priorità differiscono anche significativamente in base alle dimensioni delle imprese.
E bisogna riconoscere che ancora oggi pochissime aziende di piccole dimensioni utilizzano un software commerciale per l’Scm: appena il 6% contro il 21% delle grandi aziende.
Qualunque sia il livello delle operazioni, non si scappa a carta e penna, usata ancora dal 39% delle piccole e dal 33% delle grandi aziende.
Molto usati anche spreadsheet, Erp, altri software pensati in ottica Scm e soluzioni integrate di basso profilo.
C’è quindi spazio per un’evoluzione importante in termini di adozione e in termini di benefici raggiungibili.
La gestione del magazzino
In ogni caso, l’investimento, anche importante, si giustifica con la molteplicità degli obiettivi che accompagna l’adozione di un software per la gestione della catena di fornitura: dall’eliminazione delle attività manuali (si pensi al data entry), all’aumento della trasparenza incrociata, dall’armonizzazione del flusso dei dati da e verso multipli canali, fino al rafforzamento dell’intera catena di distribuzione.
Ma quali sono le funzionalità più richieste?
Parlando di magazzino, solo il 20% delle grandi aziende e appena il 9% delle piccole aziende richiede le funzionalità Rfid (radio frequency identification), che rappresentano in ogni caso una soluzione ideale, in particolare, per richiamare i prodotti con la massima efficienza.
E analoga è la richiesta relativa ai codici a barre, preferiti dalle piccole aziende (17% contro il 9% dell’Rfid).
La voce più richiesta è l’Edi (Electronic Document Interchange), voluta dal 27% delle grandi aziende ma anche dal 14% di quelle piccole.
Differenze meno sostanziali si notano invece quando si parla di acquisti, dove le necessità più evidenti si esprimono sull’automatizzazione del processo di acquisto, sulla gestione del database fornitori e, in misura comunque significativa, sulla gestione gerarchica del processo di acquisto.
Una prima sintesi
Da quanto emerge dallo studio condotto da Software Advice di cui abbiamo parlato nella pagina precedente, alcuni elementi sono chiari e indiscutibili. Innanzi tutto la necessità di un sistema integrato, che comprenda l’Edi, lo scambio e la condivisione di dati,
con clienti e fornitori. In secondo luogo, l’automazione di alcune aree dell’attività va curata con attenzione e dettaglio, considerando anche l’impatto di un cambiamento così forte all’interno dell’azienda e tra i dipendenti e collaboratori.
La proposta TeamSystem Enterprise
Operatività semplificata e garantita a lungo termine
TeamSystem è una società specializzata nella fornitura di soluzioni sviluppate per il mondo degli studi professionali e delle aziende.
Il cliente della suite ERP TeamSystem Enterprise ha la garanzia di una soluzione facile da usare, estesa nelle funzionalità, con aggiorna- mento e supporto nel lungo periodo, a totale garanzia dell’investimento.
La lunga esperienza di TeamSystem a contatto con il cuore dell’azienda si vede fin dall’approccio al data entry.
L’alimentazione delle procedure di calcolo, spesso un primo rompicapo per rigidità e complessità, avviene in modo del tutto lineare e intuitivo.
Il percorso logico dell’inserimento dati permette comunque di saltare alcuni passaggi: questi possono essere ripresi in un secondo momento, anche da altro operatore, magari con competenze o permessi diversi.
In questo modo l’avanzamento funzionale può avvenire con gradualità, adattandosi allo stile operativo della specifica azienda.
E’ quasi superfluo ricordare che la tecnologia più aggiornata può avere un impatto formidabile sulla competitività dell’azienda. Ecco che nella soluzione ERP di TeamSystem i barcode permettono la gestione paperless, mentre l’integrazione con dispositivi palmari (con lettori ottici di varia tipologia) riduce gli errori e allinea gli inventari in tempo reale.
Ma se la tecnologia è trasparente alle soluzioni software, vediamo per sommi capi le caratteristiche principali: integrazione, funzionalità, piani di carico, magazzino e inventario, interfacciamento.
Integrazione delle aree funzionali
Il livello di automazione della soluzione è particolarmente elevato, al contempo garantendo all’utente ampi margini di configurazione. Le funzionalità dell’area Magazzino e Logistica sono integrate con quelle dell’area Commerciale (Vendite, Acquisti) e con l’area Produzione.
I dati, una volta inseriti, alimentano in modo pervasivo tutte le procedure del sistema, attivando gran parte delle procedure successive nel flusso.
Per fare un esempio, le richieste di approvvigionamento alla produzione o ai fornitori. In più, l’area Magazzino e Logistica risponde perfettamente a quanto previsto dalla normativa in vigore in tema di tracciabilità.
Gestisce infatti serial number e lotti in modo semplice e flessibile, definendo anche altri attributi.
La scadenza, in particolare, rende tracciabili i prodotti attraverso l’intera supply chain: si tratta d’una peculiarità essenziale per risolvere problematiche di qualità o alterazione, che in alcuni settori, quali ad esempio l’agroalimentare o il farmaceutico, sono obbligatorie.
Team System Enterprise è sviluppato in un’ottica di massima integrazione con l’intero sistema informativo aziendale: ecco dunque che contribuisce al controllo dei costi dell’area magazzino, alla gestione delle scorte e delle quantità, con effetti evidenti anche sulla gestione della produzione.
Ricchezza delle funzionalità di base ed avanzate
Anche nelle installazioni standard di TeamSystem Enterprise, l’area Magazzino e Logistica è dotata di funzionalità tipiche dei pacchetti più evoluti nell’offerta disponibile sul mercato:
• Codifica multi-lingua (Unicode)
• Gestione di un numero illimitato di magazzini • Gestione dell’ubicazione dell’articolo
• Gestione norme su contributi ambientali
• Strumenti di analisi (ABC, Pareto…)
• Blocco assegnazione materiale a magazzino
Un punto di forza di TeamSystem Enterprise è il Configuratore Commerciale.
E’ uno strumento di grande flessibilità e potenza nel definire le regole per la generazione automatica dei codici identificativi di ogni articolo, inclusa la gestione delle varianti e dei prezzi.
Una soluzione di grande utilità, che diventa essenziale nella gestione di vasti cataloghi.
Come tutte le altre componenti, anche il Configuratore Commerciale è immediatamente fruibile dall’operatore. Offre infatti semplicità nella gestione di anagrafiche articoli anche molto complesse, agevolando l’operatore con un wizard che lo guida nella scelta delle caratteristiche.
TeamSystem Enterprise è sviluppato in un’ottica di massima integrazione con l’intero sistema informativo aziendale: ecco dunque che contribuisce al controllo dei costi dell’area magazzino, alla gestione delle scorte e delle quantità, con effetti evidenti anche sulla gestione della produzione.
Gestione dei piani di carico e delle liste di prelievo
Le picking list, o piani di carico, possono essere ottimizzate in modo significativo.
Il sistema gestisce analogamente anche le packing list, o liste di prelievo, e consente dunque una significativa riduzione dei tempi di spedizione grazie alla pianificazione in base agli ordini a portafoglio e al calendario dei corrieri. La documentazione viene sviluppata tramite automatismi con le aree di produzione, e in caso di limitata disponibilità della merce si possono instradare ordini direttamente alla produzione.
Magazzino e inventari
Il calcolo del valore a magazzino è svolto con estrema flessibilità.
Ai classici criteri-base (medio ponderato, Lifo, Fifo) viene affiancata una serie di altri criteri evoluti, fra cui uno configurabile anche sulla base dei contatori di magazzino
Lo strumento offre quindi un’ampia capacità di valorizzazione delle giacenze di magazzino ai fini del bi- lancio di chiusura. Parlando più in generale di magazzino, è possibile definire indici di prestazione (Kpi) in modo parametrico per monitorarne l’andamento. I parametri possono essere molti: tempistiche, giacenza media, invenduto da una certa data ed altri.
Flussi documentali
I workflow, o più in generale i flussi documentali, sono altamente configurabili grazie all’elevato livello di parametrizzazione, permettendo al cliente di adattarli ai processi interni.
La mappa del flusso dei documenti inerenti un ordine, un gruppo di ordini o un cliente, anche con delivery distribuite nel tempo, è disponibile anche in forma grafica, con tutti i vantaggi della tracciabilità visuale. Stiamo parlando di un prodotto evoluto, nel quale l’operatività è ampiamente guidata dal sistema stesso, riducendo i temi e soprattutto i margini di errore.
Aperto ad altri software
Oggi è difficile risolvere tutte le esigenze aziendali tramite un unico software, vuoi per l’alternanza delle fasi tecnologiche, vuoi per il percorso della singola azienda. E’ quindi di grande aiuto il supporto di formati standard o personalizzati fornito da TeamSystem Enterprise per importazione ed anche esportazione dei dati da e verso pacchetti di terze parti. Solo in questo modo è possibile continuare ad usare il patrimonio di software ed esperienze che arricchiscono l’azienda, aumentando la competitività solo nelle aree nelle quali si rinnova la soluzione.
