Sono passati molti anni dalla comparsa sul mercato dei primi software per la gestione della rete commerciale e l’acquisizione automatica degli ordini.

Nonostante si tratti di soluzioni consolidate ancora oggi vi sono molte aziende che non hanno adottato questi strumenti.

La nostra “Natural food Srl” ce l’ha fatta!

Come al solito la nostra azienda è un nome di fantasia che ci serve per raccontare le nostre esperienze.

Ce lo racconta il nostro Massimiliano Bagnoli consulente senior ERP.

L’azienda prima del nostro intervento

La “Natural food Srl” ha 25 agenti sparsi sul territorio nazionale che apportano una media di circa 50 ordini al giorno con circa 10-15 referenze.

Una media che tende a raddoppiare nei momenti di punta in corrispondenza dei cambi di stagione.

Gli ordini vengono acquisiti con il classico copia commissione e successivamente inviati via email.

Dopo il nostro intervento

L’agente dispone di un tablet che contiene catalogo e condizioni di vendita personalizzate cliente per cliente.

Il prezzo, le condizioni di vendita e la situazione del cliente vengono acquisite in automatico dal sistema informativo ERP senza duplicazione della logica applicativa.

Una variazione di  prezzo e di condizioni di vendita ha un impatto immediato su tutta la rete agenti.

L’azienda è cresciuta, ha raddoppiato il numero degli ordini nel giro di poco tempo e tutto il processo scorre in modo dinamico.

In presenza di questo carico l’azienda avrebbe dovuto inserire il doppio del personale per mantenere un livello di servizio sufficiente.

Perché raccontare una cosa apparentemente scontata?

E’ vero! Forse è un cosa scontata. I processi automatici della raccolta ordini sono una procedura quasi standard disponibile nella maggior parte delle soluzioni ERP.

Nel nostro caso, TeamSystem Enterprise la suite ERP che implementiamo presso i nostri clienti, dispone di questa soluzione da moltissimi anni.

La “Natural Food Srl” già usava la citata suite ERP,  aveva quindi a disposizione la soluzione, nonostante questo l’acquisizione degli ordini era un processo gestito quasi totalmente in modo manuale.

Ed ecco allora la domanda: che cosa aveva impedito fino ad oggi di adottare questa soluzione?

In generale ci domandiamo: che cosa impedisce ad un’azienda di adottare una nuova tecnologia anche se questa è accessibile senza grandi sforzi ed investimenti?

L’adozione del software non è cosa scontata

Cambio generazionale, superamento della cultura: “abbiamo sempre fatto così”, processi non chiari, esperienza d’uso non lineare… in ordine sparso, ecco alcune delle motivazioni che rallentano e talvolta impediscono di far crescere la maturità digitale delle organizzazioni!

Dobbiamo sempre ricordare che le persone sono il vero fattore critico per il successo di ciascun strumento software.

Il nostro ruolo di consulenti ERP è quello di stare accanto alle persone, evidenziando i vantaggi che l’automazione di quel processo porta, non solo all’impresa nella sua totalità, ma anche alla singola persona nello svolgimento del proprio lavoro

Che cosa abbiamo fatto come ST Company

Abbiamo concordato sulla base di una macro-mappatura una serie di procedure chiare e condivise. Questo sia internamente che all’esterno dell’organizzazione.

Questo è un passaggio essenziale per ogni intervento di modifica dei sistemi e per sfruttare le potenzialità del software che l’azienda ha adottato.

Il supporto da parte di specialisti del prodotto rischia di diventare inefficace se non stiamo accanto alle persone ed offriamo la corretta formazione sia tecnica che funzionale per garantire la condivisione della conoscenza.

Solo così è possibile superare gli atteggiamenti disfunzionali e le resistenze che sono sempre presenti nelle organizzazioni ogni volta che siamo davanti ad un cambiamento organizzativo.

In sintesi che cosa abbiamo messo a disposizione della nostra Natural Food Srl ?

• Abbiamo fatto un’analisi iniziale del macroprocesso
• Abbiamo svolto un’attività di formazione e sensibilizzazione
• Siamo stati accanto alle persone nelle fasi critiche dell’adozione.

Questo è il lavoro che facciamo con passione: stare accanto al cliente, analizzare con i team i vantaggi e le conseguenze derivanti dall’adozione delle tecnologie.

Se con le persone si condividono i percorsi da intraprendere, le soluzioni arrivano!

Massimiliano Bagnoli ERP Consultant

Alessandro Guidi  Business Development

PS.  Cosa possiamo fare per voi?

Possiamo accompagnarvi nei progetti di trasformazione organizzativa utilizzando le tecnologie di TeamSystem.

Abbiamo competenze in ambito enterprise e siamo stati scelti da TeamSystem come Partner System Integrator e, in qualità di agente Star, operiamo direttamente per l’implementazione e l’integrazione dei prodotti TeamSystem su tutto il territorio nazionale.